Meeting Hiệu Quả Với Bí Kíp Của Jeff Bezos

‍Người sáng lập và Giám đốc điều hành Amazon - Jeff Bezos, được biết đến là người có nhiều chiến lược đỉnh cao nhất để tiến hành các cuộc họp hiệu quả. Trong lá thư hàng năm gửi cho các cổ đông của mình, ông đã chia sẻ những lời khuyên hữu ích đó để họ cũng trở nên năng suất hơn trong công việc của mình. Hãy cùng Đúng Người Đúng Việc khám phá xem chúng là gì? Đâu là điểm độc đáo tạo nên hiệu suất nhé!

1. Quy tắc 2 chiếc pizza

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao các cuộc họp lại có thể dài dòng và kém hiệu quả không? Jeff Bezos có một giải pháp thú vị: nhóm "hai chiếc bánh pizza".

Ý tưởng đằng sau quy tắc này rất đơn giản. Một nhóm làm việc hiệu quả chỉ nên là những nhóm nhỏ (khoảng 6-10 người), vừa đủ để ăn hết 2 chiếc bánh pizza. Ông cho rằng ít người hơn thì sẽ ít tiếng ồn hơn, tránh gây mất tập trung. Với số lượng thành viên hạn chế, các cuộc họp trở nên tập trung hơn và tránh được tình trạng ồn ào.

Bên cạnh đó, trong cuộc họp nhỏ, mỗi thành viên trong nhóm đều có cơ hội đóng góp ý kiến và tham gia thảo luận. Việc ra quyết định cũng trở nên nhanh chóng và linh hoạt hơn. Đặc biệt, nhóm nhỏ sẽ giúp ông dễ kiểm soát được trách nhiệm của từng cá nhân, nắm rõ vai trò & hiệu suất của từng người.

2. Nói không với PowerPoint

Thay vì sử dụng các slide trình chiếu PowerPoint, Jeff Bezos yêu cầu mỗi người chuẩn bị một bản ghi nhớ tường thuật dài 6 trang cho cuộc họp. Bản ghi nhớ này là một văn bản mạch lạc, có chủ đề & các câu hoàn chỉnh, không chỉ đơn thuần là gạch đầu dòng.

Lý do cho việc áp dụng điều này là viết một bản ghi nhớ 6 trang đòi hỏi người trình bày phải suy nghĩ kỹ về ý tưởng của mình, dẫn đến nội dung sâu sắc hơn thay vì chỉ lướt qua những luận điểm sơ sài.

Bên cạnh đó, điều này cũng giúp cho nhân viên phát triển khả năng trình bày thông tin. Nghe một bản ghi nhớ được trình bày tốt sẽ giúp người nghe nắm bắt thông tin dễ dàng hơn so với việc theo dõi các slide dày đặc nội dung. Bố cục mạch lạc của bản ghi nhớ được khuyến khích diễn đạt rõ ràng, chính xác, tránh tình trạng lan man trong trình bày.

3. Bắt đầu với sự im lặng

Khi cuộc họp bắt đầu, tất cả mọi người sẽ dành khoảng 30 phút (hoặc tùy thuộc vào độ dài tài liệu) để đọc kỹ bản ghi nhớ trong im lặng. Không gian họp giống như một phòng tự học, mọi người tập trung nghiên cứu tài liệu. Sau khi đọc xong, phần thảo luận chính thức mới bắt đầu.

Với sự bắt đầu này, mọi người đều nắm rõ thông tin cần thảo luận. Tất cả thành viên đều có nền tảng kiến thức chung về chủ đề thảo luận khiến họ đỡ mất thời gian hơn & lập luận chính xác về vấn đề đó.

Ngoài ra, việc im lặng để đọc giúp bỏ bớt giai đoạn tóm tắt nội dung, tiết kiệm thời gian để tập trung vào thảo luận chuyên sâu. Việc tóm tắt sẽ có thể gây thiếu hoặc hiểu lầm về thông tin, gây ra sự lệch hướng vấn đề khi thảo luận.

Cuối cùng, mọi người đều có cơ hội tiếp cận thông tin như nhau, hạn chế tình trạng thao túng hoặc áp đặt ý kiến.

4. Chủ động tạo ra những xung đột tích cực

Jeff Bezos cho rằng "tranh luận gay gắt" có thể dẫn đến những kết quả thú vị. Trong các cuộc họp, ông khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến trái chiều, tranh luận dựa trên logic và bằng chứng.

Thảo luận sôi nổi giúp phân tích vấn đề đa chiều, tránh bỏ sót những góc nhìn quan trọng. Quá trình tranh luận giúp củng cố hoặc cải thiện các ý tưởng, dẫn đến giải pháp tối ưu hơn.

5. Quyết định dựa trên trực giác:

Bên cạnh việc phân tích dữ liệu, Jeff Bezos nhấn mạnh tầm quan trọng của trực giác trong ra quyết định. Ông thừa nhận những quyết định quan trọng nhất của mình đều được đưa ra dựa trên "cảm xúc" hoặc "trực giác".

Quyết định dựa trên trực giác không có nghĩa là phớt lờ dữ liệu. Bezos vẫn khuyến khích phân tích thông tin kỹ lưỡng, nhưng sau cùng, kinh nghiệm và trực giác đóng vai trò then chốt trong việc lựa chọn phương án tối ưu.

6. Quy tắc để ghế trống

Trong các cuộc họp, Jeff Bezos luôn dành một chiếc ghế trống dành cho khách hàng. Chiếc ghế tượng trưng này sẽ đóng vai trò như một lời nhắc nhở mạnh mẽ cho tất cả những người tham dự về tầm quan trọng của việc đặt khách hàng lên hàng đầu trong mọi quyết định.

Trên đây là bí kíp meeting hiệu quả từ Jeff Bezos mà chúng mình muốn truyền tải đến bạn. Hi vọng bạn có thể thu thập được những thông tin hữu ích & hiệu quả cho quá trình học tập & phát triển!

Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động tham khảo nhanh hàng trăm cơ hội công việc mới nhất trên thị trường tại: https://dungnguoidungviec.com/tin-tuyen-dung

Đúng Người Đúng Việc - Cộng đồng tìm việc miễn phí

Nguồn tham khảo:

Meetingpulsstg. (2024, April 23). Elon Musk and Jeff Bezos’ tips for running virtual meetings. MeetingPulse. https://meetingpulse.net/blog/elon-musk-and-jeff-bezos-tips-for-running-a-great-meeting/